La automatización, también es posible realizarse en los procesos administrativos, especialmente en el área de facturación. En la actualidad se ha convertido en una necesidad para las empresas que buscan mejorar su eficiencia financiera y operativa. Esta nueva perspectiva digital permite eliminar tareas repetitivas y susceptibles a errores, optimizando el flujo de caja y reduciendo el tiempo necesario en la gestíon de los pagos y cobros.
A continuación, exploraremos en detalle cómo la automatización de facturas beneficia a las empresas, conoceremos sus principales características y algunos ejemplos de éxito.

Tabla de Contenido
¿Qué es la Automatización de Facturas?
La automatización de facturas se refiere al uso un software o programa para gestionar el ciclo completo de facturación de una empresa. Esto puede ir desde la creación y envío de facturas, su contabilización, hasta el registro de los pagos y la conciliación. El uso de estas herramientas permiten reducir o incluso, eliminar la necesidad de intervención manual, optimizando así el tiempo dedicado a estos procesos y disminuyendo el margen de error humano. Muchas empresas están ahora interesadas en poder automatizar sus procesos de contabilidad y finanzas ya que tiene multimples beneficios, de los cuales hablaremos a continuación.

Cómo la Automatización de Facturas Optimiza las Finanzas Empresariales
1. Reducción de Errores 📑
En el proceso de facturación, los errores pueden tener consecuencias significativas, como retrasos en los pagos, conflictos con clientes o proveedores e incluso pérdidas financieras. La automatización permite a las empresas minimizar estos errores, ya que el sistema se encarga de verificar y registrar los datos de manera precisa.
Una encuesta de Gartner realizadado en 2023 a contables,reveló que el 18% comete errores financieros al menos a diario, un tercio cada y semana y más de la mitad (59%) comete varios errores al mes. Si quieres leer el reporte completo de Gartner vístialo aquí. Al reducir la dependencia de procesos manuales, las empresas disminuyen el margen de error, mejorando la precisión y confiabilidad de sus informes financieros.

2. Aceleración de los Procesos de Pago 🪙
Los procesos de pagos en las empresas, pueden tomar varios días según el tipo de negocios y procesos que se tengan. Algunas tendrán procesos fluidos que se realizan rápidamente. La problemática viene cuando las empresas requieren de procesos de aprobaciónes o multiples filiales que requieren un mayor tiempo para poder finalizarse un pago. La automatización de facturas acelera este ciclo de pago al permitir la generación, envío y aprobación de facturas en cuestión de segundos.
Además, facilita el uso de pagos electrónicos y agiliza la conciliación bancaria. Esto ayuda a que las empresas reciban los pagos de sus clientes de manera más rápida y eficaz, lo que contribuye a mantener un flujo de caja saludable y una buena relación con proveedores.
Un estudio de PwC reveló que la automatización, que usan IA en diferentes niveles, permite ahorrar a las empresas entre un 30y 40% de las horas que suelen dedicar a estos procesos.
3. Mejora en el Flujo de Caja 💰
Este aspecto va totalmente de la mano con el punto anterior, pues al reducir los tiempos de procesamiento y acelerar la recepción de pagos, la automatización de facturas tiene un impacto positivo directo en el flujo de caja de una empresa. Tener un flujo de caja beneficioso es esencial para que las empresas puedan enfrentar sus obligaciones financieras, aprovechar oportunidades de crecimiento y minimizar la necesidad de recurrir a los financiamientos externos.
Impacto de la Automatización de Facturas en las Empresas
Poder automatizar el tratamiento de facturas tiene un impacto profundo en el bienestar financiero y operativo de las empresas, permitiéndoles mejorar su competitividad en el mercado. A continuación, se describen algunos 3 de los principales beneficios más importantes.
✔️Mayor Eficiencia Operativa
Los departamentos financieros y de contabilidad muchas veces se ven desbordados de trabajo con la infinidad de cuestiones administrativas, fiscales y contables. La automatización ayuda a reducir significativamente la carga de trabajo del equipo financiero, permitiéndole dedicar más tiempo a actividades estratégicas en lugar de tareas repetitivas. Esto contribuye a una gestión financiera más eficiente y a una mejor toma de decisiones.
✔️Reducción de Costes Operativos
La gestión de facturas involucra diversos aspectos además del tiempo, los bienes físicos ( papel, sobres, impresoras) por supuesto, el coste operativo. Este coste puede variar según el tamaño de la empresa y de su sector, pero el aspecto principal en el que deben enfocarse las empresas es en conocer cúanto representa en costes la mano de obra el tratamiento de facturas.
Como ya se ha mencionado, contar con una solución de Automatización de facturas, reduce las tareas manuales y por ende disminuye el coste de operación. Esto asu vez, minimiza la necesidad de contratar personal adicional en el área administrativa, generando ahorros a largo plazo.
✔️Mayor Transparencia y Control
Los sistemas de automatización de facturas brindan visibilidad en tiempo real del estado de cada factura, lo que facilita la supervisión y el control de la gestión financiera. Las empresas que utilizan estas herramientas, pueden tener acceso a los informes generados automáticamente para ayudarse a identificar áreas de mejora, patrones de pago y posibles problemas en el flujo de caja. Lo cual les permite también a los directivos mejorar su toma de decisiones.
Ahora hablemos de algunos casos de éxito de empresas que han aprovechado la existencia de tecnologías de Automatización de Facturas y que han dado el salto al siguiente nivel, automatizando sus departementos financieros.
Casos de Éxito en la Automatización de Facturas
En la actualidad ya son varias las empresas que se han sumado a automatizar procesos en sus empresas, sobre todo en la gestión de las facturas. Aquí veremos 3 casos de éxito de empresas:
Five Guys

Seguramente conoces esta empresa. Five Guys es una cadena de hamburguesas creada en 1986 en EE.UU, iniciando con sus francquicias en 2022. Five Guys Francia , con sus 10 restaurantes abiertos en 2016, su departamento contable procesaba sus facturas de una manera externalizada. un año después, la empresa decidió internalizar sus funciones contables ya que buscaba poder tener control de sus operaciones y buscaba una solución rápida para todo su proceso de facturación, contable y pagos in-hose. Querian tener transparencia , con acceso en la nube, que contara con sistemas de aprobaciones y que fuera segura. Por esa razón eligieron la solución Yooz.
De este modo, Five Guys se ha beneficiado del uso de la Automatización de facturas. Si quieres conocer más detalles sobre este caso de éxito míralo completo, miralo aquí: Caso de éxito Yooz – Five Guys
Grupo Helios

Esta empresa Española, del sector de la industria alimentaria ( fabricación de mermeladas, confituras, salsas y conservas), adoptó un sistema de Automatización de factuaras con una herramienta de Esker. Esta empresa buscaba una herramienta para mejorar el tiempo de la gestión de facturas, reducir la complejidad en sus procesos donde pudieran aprobar facturas rápidamente y tener acceso a un control presupuestario. Además necesitaban una herramienta en la nube compatible con su sistema contable para ayudarles a trabajar en remoto, con acceso a datos en tiempo real. Si quieres conocer más detalles sobre este caso, miralo aquí testimonio Esker.
Maheso

Otra empresa Española que también automatiza la gestión de facturas es Maheso, empresa líder en la fabricación de productos congelados preparados y precocinados. Esta empresa estaba en busca de una herramienta para poder digitalizar y tener trazabilidad de sus notas de entrega de transportistas, además de tener procesos manuales para poder emitir una factura, además de poder gestionar sus facturas de proveedores. Por esa razón eligieron el software Docuware. Maheso manifiesta haber reducido a la mitad del tiempo que antes necesitaba para realizar todo su proceso. Si quieres ver el caso de esta empresa vísitalo aquí casos prácticos : Maheso – Docuware
Conclusión
La automatización de facturas se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas que desean optimizar su gestión financiera y mejorar su competitividad. Al reducir errores, acelerar los procesos de pago y mejorar el flujo de caja, esta tecnología permite a las empresas gestionar sus finanzas de manera eficiente y estratégica. Con ejemplos exitosos como el de Five Guys, Grupo Helios y Maheso, queda claro que la automatización de facturas no solo es una tendencia en la industria, sino una necesidad para cualquier empresa que busque alcanzar sus objetivos financieros y operativos.
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